Quién debe llevar, cumplimentar y conservar el DeCA

El DeCA en pocas palabras

El DeCA (Documento Electrónico de Control Administrativo) es el documento de control del transporte público de mercancías por carretera en formato electrónico. Es un fichero PDF generado por una aplicación a partir de los datos del servicio, que acompaña a las mercancías durante el transporte.

La obligación de digitalizarlo procede de la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible. Las características técnicas las fija la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril, y el contenido del documento sigue la Orden FOM/2861/2012 (texto consolidado, de carácter informativo). El DeCA es exigible desde el 5 de octubre de 2026.

Si buscas el detalle técnico y el ámbito completo, lo explicamos en nuestro artículo sobre el DeCA como documento electrónico de control administrativo. Aquí nos centramos en una pregunta concreta: quién tiene que hacer qué.

Quién está obligado: llevarlo, cumplimentarlo y conservarlo

La obligación se reparte entre varios sujetos. Según la Orden FOM/2861/2012, el documento debe cumplimentarse por el transportista efectivo y el cargador contractual, y debe llevarse a bordo del vehículo acompañando a las mercancías. La Resolución de 2026 añade que el conductor recibe una copia antes del inicio del servicio.

Rol	Qué le toca	Fuente
Transportista efectivo (empresa o autónomo con título habilitante)	Participa en la cumplimentación del documento, que debe llevarse a bordo acompañando a las mercancías	Orden FOM/2861/2012, arts. 3 y 4
Cargador contractual	Participa en la cumplimentación. Incluye a agencias, transitarios y operadores logísticos que contratan transporte de forma habitual	Orden FOM/2861/2012, art. 4
Conductor	Lleva a bordo una copia (electrónica o impresa, con código QR) y la muestra en una inspección	Resolución de 5/6/2026, apartado Séptimo
Transportista en cabotaje	Entra en el ámbito interior al operar dentro de España, según la Resolución de 5/6/2026, que incluye el cabotaje (también lo recoge CETM)	Resolución de 5/6/2026

Un cargador contractual es quien contrata el transporte con el transportista. Un transportista efectivo es quien realiza materialmente el servicio. Pueden coincidir en una misma empresa o ser distintos, y el documento debe identificarlos de forma diferenciada.

Sobre la conservación: según la Resolución de 5 de junio de 2026, tanto el cargador contractual como el transportista efectivo deben conservar los ficheros al menos un año. Si uno de ellos genera el fichero, basta con que el otro pueda descargarlo.

Para ver cómo se lleva esto al día a día, tienes dos artículos de apoyo: qué lleva y qué muestra el conductor y cómo fluye el DeCA desde el servicio de transporte.

Quién queda fuera del DeCA

La Orden FOM/2861/2012 (art. 2) excluye, entre otros, los transportes que no requieren título habilitante, las mudanzas, el traslado de vehículos accidentados o averiados con vehículos especiales y la paquetería de pocos bultos manejables. La Resolución de 2026 tampoco aplica el DeCA al transporte internacional que solo discurre parcialmente por España, que sigue usando los documentos de los convenios internacionales.

El transporte privado complementario figura como no afectado en la web de NFD (art. 102.2 LOTT), pero el texto de la Orden solo excluye los transportes sin título habilitante. Si es tu caso, verifícalo en el BOE o con el Ministerio de Transportes antes de dar por hecho que estás fuera. Tampoco damos como cierto ningún umbral de peso para excluir vehículos pequeños, porque no hemos podido confirmarlo.

DeCA, carta de porte y eFTI: cómo se relacionan

El DeCA no sustituye automáticamente a la carta de porte, pero tampoco obliga a tener dos documentos si uno cubre todo. La Resolución (apartado Octavo) admite la carta de porte, el documento ADR y otros documentos como documento de control si incluyen los datos mínimos del art. 6 de la Orden FOM/2861/2012 y distinguen al cargador contractual del transportista efectivo.

Por su parte, el eFTI (información electrónica sobre el transporte de mercancías, Reglamento (UE) 2020/1056) tiene su propio régimen. Según el apartado Noveno de la Resolución, si los datos se gestionan conforme a ese Reglamento, no es necesario presentar el DeCA en la forma que describe la Resolución.

Una nota sobre la firma: no es obligatoria salvo que exista una finalidad contractual, y en ese caso se contempla la firma avanzada o cualificada.

Cómo empezar si te afecta

Si tu actividad entra en el ámbito del DeCA, estos tres pasos ordenan el arranque:

1. Identifica tu rol en cada servicio: ¿eres cargador contractual, transportista efectivo o ambos? De ello depende qué parte del documento te corresponde.
2. Comprueba que el documento que generas cumple los requisitos de la Resolución: PDF nativo, código QR y URL de descarga. Lo desarrollamos en por qué el DeCA no es convertir un documento a PDF.
3. Revisa los fallos de implantación más habituales en 5 errores que pueden complicar la gestión del DeCA y ajusta tu operativa antes de que aparezcan en una inspección.

Para quien busca una herramienta, NFD es un TMS en la nube para empresas de transporte de 1 a 50 vehículos que, según su web, genera un DeCA por viaje al cerrar el contrato de transporte. Puedes ver cómo lo plantea en Conocer DeCA en NFD. Es una descripción de NFD, sin certificación oficial de software DeCA, y conviene comprobar que cualquier herramienta cumple la Resolución.

Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Verifica siempre el texto vigente en el BOE y en la ficha del Ministerio de Transportes.

Imagen de portada: Gustavo Fring en Pexels