Requisitos técnicos del DeCA en 2026: qué debe cumplir el documento electrónico

Los requisitos técnicos del DeCA están en la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril, y desde el 5 de octubre de 2026 el documento ya es obligatorio. Esta guía recorre sus disposiciones una a una y las convierte en un checklist para comprobar si tu sistema o tu proveedor cumple.

El DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo) es el documento electrónico que acompaña al transporte de mercancías por carretera para que la Administración lo verifique en el control. Si buscas la base, está en qué es el DeCA y a quién obliga; aquí nos centramos en el detalle técnico.

La Resolución se publicó en el BOE núm. 143, de 12 de junio de 2026 (BOE-A-2026-12784), no tiene títulos ni capítulos y se organiza en disposiciones de la Primera a la Undécima. Deroga la Resolución de 22 de mayo de 2023.

Qué regula la Resolución y a quién se aplica

La Resolución fija cómo debe generarse, almacenarse, modificarse y presentarse el DeCA en el transporte interior y el cabotaje. Los transportes internacionales quedan fuera, según el texto de la propia Resolución (BOE-A-2026-12784). La norma también cubre el transporte de viajeros; este artículo se centra en mercancías.

Quienes intervienen en el servicio tienen papeles distintos. El cargador contractual contrata el transporte y el transportista efectivo lo realiza. Varios requisitos, como la conservación, se reparten entre ambos. Los roles se explican en quién debe llevar, cumplimentar y conservar el DeCA.

Requisitos del sistema y del repositorio (disposición Primero)

El sistema que genera el DeCA debe crear el fichero con los datos que exigen las Órdenes ministeriales aplicables antes del inicio efectivo del servicio, y guardarlo en un repositorio del que pueda descargarse en carretera. Los datos mínimos se rigen por la Orden FOM/2861/2012.

Según la lectura del texto, esto implica:

• Fichero previo al servicio. El DeCA debe existir antes de que el vehículo empiece el trayecto, no después.
• Fechas y horas registradas. Se registran la fecha y hora de creación y las de cada modificación.
• Repositorio accesible en carretera. El fichero debe poder descargarse durante una inspección.
• URL única por documento. Cada DeCA tiene su propia URL.
• Dominio libre. El dominio del repositorio es libre y no requiere comunicarlo previamente a la Administración.

La construcción de la URL también es libre (cifrado, tokens, claves de caducidad), siempre que no caduque antes de terminar el servicio. No hay requisitos de hosting concretos: la Resolución, según nuestra lectura, no fija la ubicación de los servidores.

Requisitos del fichero PDF y del código QR (disposición Segundo)

El DeCA debe ser un PDF nativo, generado desde datos estructurados, con un tamaño máximo de 5 MB, y debe incluir un código QR que enlace a su URL. Un escaneo o una fotografía del papel no cumple. Para el detalle de esa diferencia, véase por qué el DeCA no es convertir un documento a PDF.

Los puntos técnicos de esta disposición son:

• PDF nativo, máximo 5 MB.
• Metadatos de fechas. Las fechas de creación y modificación constan como datos y metadatos del PDF.
• QR. Va dentro del PDF o, si se prefiere, se facilita aparte.
• Conservación. El fichero se conserva al menos un año, el cargador contractual y el transportista efectivo. Si uno de los dos lo genera, al otro le basta con poder descargarlo.

Requisitos de la URL (disposición Tercero)

La URL del DeCA debe usar HTTPS con TLS 1.2 o superior, permitir la descarga directa sin autenticación ni páginas intermedias, y no caducar antes de que termine el servicio. Es el punto donde más se nota la diferencia entre un sistema preparado y uno improvisado.

• HTTPS con TLS 1.2 o superior.
• Descarga directa. Sin inicio de sesión, captchas ni pantallas previas: quien escanea el QR obtiene el PDF.
• Vigencia. La URL no puede caducar antes de que finalice el servicio.
• Desactivación posterior. Transcurridos 7 días naturales, la descarga puede desactivarse. El texto dice que la descarga “se podrá desactivar”: es una posibilidad que se concede, no una obligación de mantener la URL activa ese tiempo.

Que la URL pueda desactivarse a los 7 días no reduce el plazo de conservación del fichero, que sigue siendo de al menos un año.

Firma electrónica: cuándo hace falta (disposición Cuarto)

La firma electrónica no es obligatoria por sí misma en el DeCA. Cuando el documento se utiliza con finalidad contractual y debe incluir firmas, la Resolución exige como mínimo una firma electrónica avanzada (AdES), y también es válida una firma electrónica cualificada (QES), ambas definidas en el Reglamento eIDAS.

Dicho de otro modo, la firma no es un requisito general del documento, sino de los casos en que este tiene finalidad contractual y debe incluir firmas. Si tu sistema lo usa para formalizar algo entre las partes, pregunta qué tipo de firma aplica y cómo se incorpora al PDF.

Modificaciones durante el servicio (disposición Quinto)

El DeCA puede modificarse mientras el servicio está en curso, por dos métodos, y en ambos la versión actualizada debe llegar al conductor.

1. Modificar el PDF existente. Se indica el motivo de la modificación y los datos antiguos se marcan como no válidos. El PDF mantiene la misma URL y el mismo QR.
2. Generar un PDF nuevo. Tiene una URL y un QR nuevos, y se conserva el original.

La diferencia práctica es el QR del conductor: con el primer método no cambia; con el segundo, el conductor necesita el nuevo. Las dudas abiertas sobre modificaciones en ruta se recogen en las dudas del sector tras la entrada en vigor.

Copia del conductor e inspección (disposición Séptimo)

El conductor debe llevar, antes de iniciar el servicio, una copia del DeCA en el móvil o impresa con el QR. En una inspección puede presentar el documento o solo el código QR. Las anotaciones manuscritas en las copias impresas no se tienen en cuenta.

Para el lado operativo, véase el DeCA desde el punto de vista del conductor.

Agrupación de envíos y formatos alternativos (disposiciones Sexto y Octavo)

Se pueden agrupar varios envíos en un solo DeCA si cargador y transportista son los mismos, identificando cada envío por su origen, destino, naturaleza y peso. También se admiten formatos alternativos (carta de porte, documentación ADR u otros) si incluyen todos los datos del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 y distinguen al cargador contractual del transportista efectivo.

Si un cliente te propone usar su propio documento, esa es la comprobación: ¿están todos los datos y se distinguen ambos roles?

Relación con eFTI (disposición Noveno)

Si los datos del transporte se gestionan conforme al Reglamento (UE) 2020/1056 (eFTI), no es necesario presentar el DeCA en la forma que establece esta Resolución. Quien ya opera con eFTI debe verificar con su proveedor que cumple ese reglamento; no basta con asumirlo.

Checklist para validar tu sistema o proveedor

Esta tabla es una interpretación práctica del texto, no un listado oficial. Sirve para pedir evidencias a tu proveedor o revisar tu propio sistema.

Requisito	Disposición	Qué comprobar
Fichero previo al servicio	Primero	Que el DeCA existe antes de que el vehículo salga
Fecha y hora de creación y modificación	Primero y Segundo	Que constan como datos y metadatos del PDF
URL única por documento	Primero	Que no se reutiliza entre servicios
PDF nativo de hasta 5 MB	Segundo	Que se genera desde datos, no desde un escaneo, y no supera el tamaño
QR en el PDF o aparte	Segundo	Que el QR lleva a la URL del documento
Conservación de al menos un año	Segundo	Que el fichero sigue disponible y descargable
HTTPS con TLS 1.2 o superior	Tercero	Versión de TLS del dominio del repositorio
Descarga directa	Tercero	Que escanear el QR da el PDF sin login ni páginas intermedias
URL vigente durante todo el servicio	Tercero	Que la caducidad nunca ocurre antes de finalizar
Firma si hay finalidad contractual	Cuarto	Tipo de firma (AdES o QES) y cómo se incorpora
Modificación con motivo o PDF nuevo	Quinto	Que los datos antiguos se marcan no válidos y el conductor recibe la versión actual
Copia para el conductor	Séptimo	Que dispone del QR antes del inicio
Agrupación y formatos alternativos	Sexto y Octavo	Que cada envío se identifica y se distinguen los roles

Qué la norma no regula

Según nuestra lectura de la Resolución, el texto solo exige registrar la fecha y la hora de creación y modificación. No regula el sellado de tiempo cualificado ni el funcionamiento sin conexión del sistema. Si un proveedor ofrece estas funciones, son un valor añadido propio, no un requisito de la norma.

Tampoco hemos podido confirmar si se ha concedido algún periodo de adaptación tras el 5 de octubre ni las cuantías de sanción aplicables, por lo que no las damos por hechas.

Cómo lo aborda NFD

Según su página sobre el DeCA, Nova Fleet Dynamics genera automáticamente un DeCA por viaje al cerrar el contrato de transporte, con el QR accesible desde su app para conductores y almacenamiento del documento durante los plazos de la Resolución. Es información de la propia empresa. La documentación pública no detalla aspectos como la firma, las modificaciones o la configuración de la URL, así que conviene preguntarlos antes de contratar. Un TMS que ya concentra los datos de cada servicio facilita cumplir varios de estos puntos.

Consultar cómo NFD gestiona el DeCA.

Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Contrasta cifras y requisitos con el texto oficial en el BOE.

Imagen de portada: Artem Podrez en Pexels