DeCA y conductor: qué debe llevar durante el transporte

Qué es el DeCA y por qué cambia ahora

El DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo) es la versión digital obligatoria del documento de control que hasta ahora podía presentarse en papel en el transporte de mercancías por carretera en España. Sustituye al régimen previsto en la Orden FOM/2861/2012 y pasa a ser exclusivamente electrónico a partir del 5 de octubre de 2026.

El cambio lo introduce la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible (BOE núm. 291, de 4 de diciembre de 2025), que entró en vigor el 5 de diciembre de 2025 y estableció un plazo de 10 meses para la digitalización obligatoria del documento. Los requisitos técnicos concretos —formato, tamaño, código QR, plazos de conservación— los fija la Resolución de 5 de junio de 2026, de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE-A-2026-12784), que sustituye a la resolución anterior de 2023. Este artículo recoge la normativa consultada el 27 de septiembre de 2026, a menos de dos semanas de que la obligación entre en vigor; conviene revisar las fuentes oficiales por si hay cambios de última hora.

Qué debe llevar el conductor durante el servicio

El conductor debe tener el DeCA disponible antes de iniciar el servicio, ya sea en formato electrónico o en una copia impresa con código QR. Según el artículo 7 de la Resolución de 5 de junio de 2026, la empresa transportista tiene que entregarle una de estas dos opciones:

• Copia electrónica, en el móvil del conductor o en otro dispositivo, en PDF nativo generado por el sistema (no vale un escaneo o una foto del papel) y con un tamaño máximo de 5 MB.
• Copia impresa en papel, siempre que incluya el código QR del documento; sin ese código, la copia impresa no es válida.

La entrega tiene que producirse antes de que el vehículo salga a realizar el servicio, no durante el trayecto ni a demanda de un agente de inspección.

Cómo funciona en una inspección en carretera

En un control, el conductor presenta el documento electrónico o la copia impresa con el QR, y el agente puede verificar la información accediendo online a través de la URL asociada al código. El QR enlaza a una dirección HTTPS que permite consultar el documento durante toda la duración del transporte, lo que en la práctica sustituye a la comprobación manual del papel sellado.

Un punto a tener en cuenta: las anotaciones a mano sobre la copia impresa no son válidas. Si durante el servicio hay que modificar algún dato del documento, el cambio debe quedar registrado en el propio DeCA electrónico, no escrito encima del papel.

Foto: Gustavo Fring en Pexels

Qué pasa sin batería, sin cobertura o con el móvil roto

Es el escenario que más preocupa a los conductores que dependen del móvil para llevar el documento. La norma no exime de la obligación por quedarse sin batería o sin cobertura durante el trayecto, porque el requisito es tener el documento disponible antes de iniciar el servicio; no hay, en las fuentes consultadas, una cita literal de la Resolución que aborde este supuesto concreto, sino una interpretación compartida por fuentes sectoriales como CETM.

En la práctica, esto se traduce en una recomendación operativa clara: aunque el conductor use el móvil habitualmente, conviene llevar también la copia impresa con el QR como respaldo, precisamente para los momentos en los que el dispositivo falla o no hay cobertura.

Qué implica para la empresa: generación, conservación y responsabilidad

Generar el DeCA, entregarlo al conductor antes del servicio y conservarlo el tiempo exigido es responsabilidad de la empresa transportista, no del conductor. Según la Resolución de 5 de junio de 2026:

• La empresa debe conservar los ficheros del documento durante un mínimo de un año.
• La URL de descarga del documento puede desactivarse a partir de los 7 días naturales desde que finaliza el servicio, así que conviene descargar y archivar el DeCA antes de que se cumpla ese plazo si se necesita conservarlo fuera del sistema que lo generó.
• El sistema debe registrar la fecha y hora de creación del documento y de cualquier modificación posterior.

Esto convierte al DeCA en un proceso más de gestión documental que hay que integrar en la operativa diaria, junto con otros vencimientos y controles que ya afectan a una flota, como la ITV o el seguro obligatorio.

Qué pasa si no está disponible: sanciones

No tener el documento de control disponible durante el transporte se enmarca, según fuentes sectoriales, dentro del régimen sancionador de infracciones graves de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (LOTT), concretamente en el artículo 141.17, que según Diario de Transporte sanciona la falta o carencia de datos esenciales en el documento de control con una multa de 401 a 600 euros. El número exacto de artículo y apartado varía ligeramente según la fuente sectorial consultada, así que antes de dar una cifra o un artículo como definitivo conviene contrastarlo en el texto consolidado de la LOTT en el BOE. Para el transporte de mercancías peligrosas, la falta de la carta de porte correspondiente se tipifica como infracción muy grave, con multas más elevadas.

Presentar un documento en papel que no sea copia de un DeCA electrónico válido (por ejemplo, sin el código QR) equivale, a efectos prácticos, a no llevar documento de control.

A qué transportes se aplica

La obligación del DeCA cubre el transporte interior de mercancías en España y el cabotaje, y excluye al transporte internacional que solo atraviesa territorio español sin origen o destino en el país. Esta lectura la recogen fuentes sectoriales como Transporte Profesional, aunque el alcance exacto de la exclusión conviene confirmarlo en el texto de la Resolución antes de aplicarlo sin matices a un caso concreto.

Cómo prepararse antes del 5 de octubre de 2026

Con la obligación ya muy próxima, una pyme de transporte puede organizarse con una revisión rápida:

1. Comprobar si el proveedor actual de gestión documental o el TMS ya genera el DeCA en el formato exigido (PDF nativo, código QR, máximo 5 MB).
2. Formar a los conductores en cómo mostrar el documento durante una inspección, tanto en el móvil como en la copia impresa.
3. Probar el flujo completo de entrega de la copia al conductor antes de iniciar un servicio real, no el mismo día en que entra en vigor la obligación.
4. Definir quién archiva el documento dentro del plazo de conservación de un año, antes de que se desactive la URL de descarga a los 7 días.

Un TMS que ya incorpore la generación del documento reduce buena parte de este trabajo manual. Según su propia landing, Nova Fleet Dynamics genera de forma automática el DeCA obligatorio desde el 5 de octubre de 2026 y lo deja accesible al conductor mediante código QR, incluso sin conexión. No hay información pública verificada más allá de lo que indica la propia landing sobre el funcionamiento técnico de ese acceso sin conexión.

Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Normativa consultada el 27 de septiembre de 2026; el acceso directo a la ficha oficial del DeCA y a la FAQ del Ministerio de Transportes devolvió error 403 durante la investigación, por lo que conviene verificar los detalles directamente en transportes.gob.es y en el BOE antes de tomar decisiones.

Imagen de portada: Alex Kovshovik en Pexels