DeCA no es simplemente convertir un documento a PDF

El error de pensar que basta con escanear el papel

Generar el DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo) no consiste en coger el papel de siempre, escanearlo o fotografiarlo y guardarlo como PDF. La normativa que regula este documento exige algo distinto: un PDF generado directamente a partir de datos estructurados, no una imagen del papel convertida a otro formato. Confundir ambas cosas puede dejar a una empresa de transporte con un documento que no supera un control de carretera a partir del 5 de octubre de 2026.

Qué es el DeCA y por qué existe

El DeCA es el documento administrativo que debe acompañar al transporte público de mercancías por carretera para que la Administración pueda verificarlo en los controles en ruta, según define el Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible. No es lo mismo que la carta de porte: el DeCA cumple una función de control administrativo, mientras que la carta de porte documenta el contrato de transporte entre las partes. Ambos documentos pueden convivir en un único archivo si la carta de porte electrónica incorpora todos los datos que exige el DeCA.

La fecha clave: 5 de octubre de 2026

Desde el 5 de octubre de 2026, el DeCA solo es válido en formato exclusivamente digital. La disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, fija esa obligación, y la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE-A-2026-12784) desarrolla cómo debe generarse ese documento. La Resolución desarrolla el artículo 222.2 del Real Decreto 1211/1990 y deroga la anterior Resolución de 22 de mayo de 2023. Con la fecha límite a solo unos días, cualquier transportista que hoy siga generando el documento de control a partir de una plantilla escaneada tiene que revisar cómo lo produce antes de esa fecha.

Por qué escanear o fotografiar el papel no es válido

La propia Resolución de 5 de junio de 2026 lo dice de forma explícita: el DeCA debe ser un PDF nativo, generado desde datos estructurados, y no a partir de escaneos. Es la diferencia central que da título a este artículo. Un documento en papel fotografiado con el móvil o pasado por un escáner sigue siendo, técnicamente, una imagen convertida a PDF: no lleva los metadatos, el código QR ni la estructura de datos que exige la norma, aunque visualmente parezca correcto.

Esto tiene una consecuencia práctica: no vale con “ponerse al día” convirtiendo el papel habitual a PDF antes del 5 de octubre. El documento tiene que generarse desde un sistema que produzca los datos de forma estructurada desde el origen, no desde una digitalización posterior del papel.

Foto: Gustavo Fring en Pexels

Los requisitos técnicos que sí exige la norma

Según la Resolución BOE-A-2026-12784, el DeCA válido debe cumplir, entre otros, estos requisitos:

• PDF nativo, generado desde datos estructurados y no desde un escaneo, con un tamaño máximo de 5 MB. Los datos mínimos que debe contener se rigen por la Orden FOM/2861/2012, que regula el documento de control administrativo del transporte de mercancías.
• Código QR enlazado a una URL única del documento.
• URL de descarga en https, con TLS 1.2 o superior, accesible de forma directa y sin necesidad de iniciar sesión.
• Trazabilidad: registro de la fecha y hora de creación del documento y de cualquier modificación posterior.
• Conservación del documento durante un mínimo de un año.
• Entrega al conductor antes de iniciar el servicio, ya sea en copia electrónica o impresa con el código QR visible.
• Disponibilidad durante las inspecciones: el sistema debe garantizar que el documento pueda descargarse en el momento del control, y la URL debe permanecer activa hasta 7 días después de finalizar el servicio.
• Firma electrónica opcional: no es obligatoria para la validez administrativa; si se usa con fines contractuales, debe ser al menos una firma electrónica avanzada (AdES) conforme al Reglamento eIDAS 910/2014.

Ninguno de estos puntos se cumple con un simple “guardar como PDF” desde un escáner o una app de digitalización de documentos genérica.

¿A qué transportes se aplica el DeCA?

El DeCA se aplica al transporte interior y al cabotaje en España. Quedan excluidos los transportes internacionales que discurren parcialmente por territorio español, que se rigen por los documentos de los convenios internacionales suscritos por España, según explica el Ministerio de Transportes. Si tu empresa combina servicios nacionales con transporte internacional, conviene revisar caso por caso qué documento corresponde a cada trayecto.

Cómo evitar generarlo a mano cada vez

Cumplir estos requisitos a mano, servicio a servicio, es poco práctico: implica llevar un control paralelo de cada PDF generado, su QR, su URL activa y su plazo de conservación. Por eso tiene sentido que esta generación quede integrada en el propio sistema con el que ya se gestiona la operativa diaria, en lugar de depender de una plantilla o de convertir documentos sueltos, de forma similar a como conviene centralizar otros vencimientos normativos del transporte, como la ITV o el seguro del vehículo.

Un TMS que ya centraliza los datos de cada servicio puede generar el DeCA de forma nativa, sin pasar por un escaneo intermedio. Es el caso de Nova Fleet Dynamics, que según su propia información genera el DeCA de forma automática para cada servicio conforme a la Resolución de 5 de junio de 2026, con el código QR accesible desde la app del conductor.

Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Normativa consultada el 27 de septiembre de 2026; verifica los textos vigentes en el BOE y en la web del Ministerio de Transportes antes de tomar decisiones, especialmente la cuantía exacta de las sanciones y el identificador oficial de la Ley 9/2025.

Imagen de portada: Gustavo Fring en Pexels