Del servicio de transporte al DeCA: así debería funcionar el flujo
En este artículo
El problema que resuelve el DeCA
Hoy, muchas empresas de transporte generan el documento de control administrativo en papel o como un PDF suelto que se envía por correo o WhatsApp. Desde el 5 de octubre de 2026 ese método deja de ser válido para el transporte interior de mercancías: el documento tendrá que ser electrónico y cumplir unos requisitos técnicos concretos.
Este artículo explica qué es el DeCA, quién debe generarlo, qué exige la normativa y cómo debería fluir la información desde que se crea el servicio hasta que el conductor la necesita en carretera.
Qué es el DeCA y por qué ahora es electrónico
El DeCA (Documento Electrónico de Control Administrativo) es la versión electrónica del documento de control administrativo que exige el artículo 222 del Reglamento de la LOTT para acompañar cada servicio de transporte de mercancías por carretera. Hasta ahora ese documento podía emitirse en papel; a partir del 5 de octubre de 2026 tiene que generarse en formato electrónico.
La obligatoriedad viene fijada por la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible: a partir de esa fecha, el papel deja de ser válido para el transporte interior de mercancías. Los requisitos técnicos concretos que debe cumplir el documento electrónico los desarrolla la Resolución de 5 de junio de 2026, de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril.
Qué exige la normativa: PDF, QR y conservación
Según esa Resolución de 5 de junio de 2026, el DeCA debe ser un PDF generado de forma nativa por el sistema que lo emite, no un documento en papel escaneado. Además, tiene que incluir un código QR que enlace a una URL pública de descarga en HTTPS, accesible sin necesidad de usuario ni contraseña.
El documento debe estar disponible antes de que arranque el servicio y mantenerse accesible durante toda su duración, más siete días adicionales, y conservarse un mínimo de un año. Esa combinación (documento nativo, QR con descarga pública y conservación mínima) es el estándar que cualquier sistema, manual o automatizado, tiene que cumplir; no hay una certificación oficial de software para el DeCA, sino un requisito de cumplimiento técnico.
Quién debe generarlo: no es solo cosa del transportista
La obligación de formalizar el documento no recae en un único actor. La Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre, que regula el documento de control administrativo del transporte de mercancías, distingue entre el cargador contractual, que formaliza el documento con sus propios datos (identificación de la empresa, mercancía, origen y destino), y el transportista efectivo, responsable de que sus datos sean correctos: identificación de la empresa, autorización de transporte, matrícula del vehículo y conductor.
En la práctica esto significa que el paso “crear el servicio” no depende solo del transportista: si el cargador no aporta bien sus datos, o el transportista no actualiza los suyos, el documento final puede quedar incompleto aunque la herramienta usada para generarlo sea correcta.
Foto: Gustavo Fring en Pexels
El flujo ideal, de principio a fin
El objetivo es que los datos se introduzcan una sola vez, al crear el servicio, y que a partir de ahí el documento se genere, se entregue y se pueda consultar sin volver a teclearlos. Cuando eso no ocurre, es habitual que el mismo dato (matrícula, conductor, mercancía) se copie a mano en dos o tres sitios distintos, con el riesgo de que alguno quede desactualizado.
A continuación se detalla ese flujo paso a paso: desde crear el servicio con los datos completos hasta poder consultar el documento meses después si hace falta.
Qué pasa si sigues circulando con el documento en papel
La Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (LOTT) tipifica como infracción no llevar o no exhibir el documento de control administrativo cuando corresponda. La cuantía exacta vigente en el momento de una inspección conviene consultarla directamente en la guía de infracciones aplicable, ya que estas cifras pueden actualizarse.
Conviene no confundir esta infracción con una inmovilización automática del vehículo: el artículo 143.4 de la LOTT enumera de forma tasada los supuestos en los que un agente puede inmovilizar el vehículo y retener su documentación, y la falta del documento de control no figura expresamente entre ellos. Eso no significa que carecer de DeCA sea un riesgo menor, sino que conviene resolverlo antes del 5 de octubre de 2026 en lugar de esperar a comprobar cómo se aplica la norma en una inspección real.
Dónde encaja un TMS en este flujo
Un TMS (sistema de gestión del transporte) puede evitar que los datos del servicio se introduzcan varias veces: si el contrato de transporte ya recoge cargador, transportista, vehículo, conductor, origen, destino y mercancía, esos mismos datos pueden usarse para generar el DeCA sin volver a copiarlos, y para entregarlo al conductor sin depender de un PDF suelto por correo o WhatsApp.
Nova Fleet Dynamics es un ejemplo de TMS pensado para pequeñas y medianas empresas de transporte que sigue este mismo esquema: al cerrar el contrato de transporte de un servicio, genera automáticamente el DeCA correspondiente a partir de esos datos, y lo pone a disposición del conductor a través de su app móvil o de un PDF descargable. El documento sigue siendo el mismo, solo cambia quién y cuándo lo escribe: una vez al crear el servicio, en lugar de varias veces a lo largo del proceso.
Esto no elimina la responsabilidad de que los datos aportados por cada parte (cargador y transportista) sean correctos, algo que sigue dependiendo de las personas que gestionan el servicio, no del software. Y conviene no confundir el DeCA del transporte de mercancías con otros documentos electrónicos que la normativa exige a partir de fechas parecidas para otros tipos de transporte, como el de viajeros, que se rigen por normativa distinta.
Si tu empresa gestiona además otros vencimientos documentales de la flota (ITV, seguro, permisos), el planteamiento es el mismo: cuantos menos sitios distintos haya que revisar a mano, menos margen de error hay.
Antes del 5 de octubre de 2026
El cambio de fondo no es solo “pasar el documento a PDF”: es dejar de generarlo a última hora, con datos dispersos entre varias personas, y empezar a tratarlo como un dato más del servicio, disponible desde que se crea hasta que alguien necesita consultarlo meses después. Cuanto antes se organice ese flujo, menos trabajo habrá que rehacer cuando el papel deje de ser válido.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Normativa consultada el 27 de septiembre de 2026; verifícala en el BOE antes de tomar decisiones.
Imagen de portada: Daniil Ustinov en Pexels
Flujo para generar y entregar el DeCA en un servicio de transporte
- Crear el servicio con los datos completos. Registra desde el origen los datos que exige el documento de control: cargador contractual, transportista efectivo, vehículo, conductor, origen, destino y mercancía. Cuantos más de estos datos falten al crear el servicio, más trabajo habrá que rehacer después.
- Disponer de los datos correctos antes de empezar. Confirma que la autorización de transporte, la matrícula y la identificación del conductor están actualizadas antes de que el vehículo salga, en lugar de completarlas a última hora o durante el trayecto.
- Generar el DeCA cumpliendo los requisitos técnicos. El documento debe ser un PDF generado de forma nativa (no un escaneado), con un código QR que enlace a una URL de descarga pública en HTTPS sin necesidad de autenticación.
- Ponerlo a disposición del conductor. El conductor debe tener el DeCA disponible antes de iniciar el servicio y durante toda su duración, ya sea en una app, en un dispositivo o impreso, y también sin conexión a internet en el momento de una inspección.
- Consultar la información cuando haga falta. Conserva el DeCA durante al menos un año para poder recuperarlo ante una inspección, una reclamación del cliente o una auditoría interna, sin depender de buscar un PDF suelto en un correo o en una carpeta.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el DeCA?
El DeCA (Documento Electrónico de Control Administrativo) es la versión electrónica del documento de control administrativo que exige el Reglamento de la LOTT para el transporte de mercancías por carretera en España. Sustituye al documento en papel que hasta ahora acompañaba cada servicio.
¿Desde cuándo es obligatorio el DeCA?
Desde el 5 de octubre de 2026. Lo fija la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible: a partir de esa fecha, el documento de control del transporte interior de mercancías debe generarse en formato electrónico y el papel deja de ser válido.
¿Necesito un software certificado por la Administración para generar el DeCA?
No existe una certificación oficial de software para el DeCA. Lo que exige la normativa es que el documento generado cumpla los requisitos técnicos de la Resolución de 5 de junio de 2026, sea cual sea la herramienta usada para producirlo.
¿Necesito conexión a internet para mostrar el DeCA en una inspección de carretera?
No necesariamente. El DeCA debe poder mostrarse en formato digital o impreso, y el código QR incluye una URL de descarga directa en HTTPS sin autenticación. En la práctica, basta con tener el PDF o el propio QR accesibles en el dispositivo aunque no haya cobertura en ese momento.
¿En qué se diferencia el DeCA del CMR?
El CMR es el documento del transporte internacional de mercancías por carretera. El DeCA es el documento de control del transporte interior en España, incluido el cabotaje. Un transporte internacional que pasa por territorio español sigue usando CMR, no DeCA.